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Vos missions :
Sous la responsabilité au
Secrétaire Général ou de son représentant, vous serez chargé(e) de :
La gestion de l’accueil et du
standard téléphonique :
-
Ouvrir et fermer l’accueil public et du standard téléphonique,
-
Accueillir et orienter les visiteurs dans le respect des règles de sécurité
définies,
-
Réceptionner, orienter et transmettre les communications téléphoniques,
-
Agencer et entretenir son poste de travail et maintenir le confort des
locaux de l’accueil en s’assurant plus particulièrement de leur propreté et de
leur rangement,
-
Trier, enregistrer et assurer la diffusion du courrier postal auprès des
différents services,
-
Assurer la remise du courrier à l’agent de la Poste
-
Dispatcher les divers magazines et journaux dans les différents services,
La gestion administrative :
-
Mettre à jour l’annuaire interne (entrées/sorties)
-
Gérer et mettre à jour les différents affichages
-
Gérer les trousses de secours
-
Gérer les accès (badge/bip)
- Réceptionner, centraliser et valider des besoins en consommables,
fournitures de bureau, petits matériels
-
Approvisionner et gérer le stock de consommables et fournitures de bureau
-
Négocier avec les fournisseurs et assurer le suivi des contrats
-
Gérer les commandes demandées par les divers services
-
Centraliser, contrôler, préparer et suivre des factures fournisseurs pour
validation par la Direction
-
Assurer le suivi des factures
-
Rédiger des courriers à la demande des différents services
-
Assurer le classement et l’archivage des différents documents
-
Réceptionner des fiches de jeux et prendre contact avec les gagnants
-
Préparer, remettre les lots liés aux jeux (en direct, par SMS, par
courrier) radios et enregistrer les lots remis aux gagnants sous fichier Excel
-
Gérer les stocks cadeaux et relancer les services concernés en cas de
rupture de stock
-
Suppléer les assistantes des filiales sur les différentes activités propres
à l’organisation du groupe, notamment le médiaplanning
-
Assurer la gestion de l’utilisation des véhicules de service de la société
CIRANO HOLDING et de ses filiales et gérer le suivi des contraventions
-
Gérer les déplacements professionnels des collaborateurs et/ou intervenants
(billets d’avion, hébergements, …)
L’assistance à la présidence :
-
Organiser des réunions, rendez-vous et déplacements
-
Gérer le planning et prendre des rendez-vous
-
Trier les correspondances
-
Rédiger des courriers
· Votre profil :
Si vous :
- Maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel…)
- Avez des connaissances générales sur les médias
- Avez un bon relationnel et le sens de l’accueil et de la communication
- Etes capable de travailler en équipe
- Faites preuve d’autonomie, de flexibilité et d’organisation
- Etes disponible et patient(e)
- Etes dynamique, organisé(e), souriant(e) et ponctuel(le)
Alors ce poste est fait pour
vous !
contactez-nous dès à présent en
envoyant votre CV et lettre de motivation à l’adresse mail suivante : [email protected]
