UN ASSISTANT ADMINISTRATIF ET PLANIFICATION H/F

Présentation du poste

ALTER EGO TERTIAIRE, agence d'emploi et de recrutement CDD CDI, recherche pour un de ses clients situé dans le secteur Ouest, Un.e Assistant.e Administratif.ve et Planification.

Vos missions principales seront :

1. Planification des interventions SAV-Menuiseries-Verrières
- S’informer auprès de l’atelier de la disponibilité des produits, contacter les clients pour planifier
les interventions et renseigner le planning des techniciens en tenant compte des temps de
travaux nécessaires
- Optimiser les temps de déplacement, les compétences disponibles
- Alerter les commerciaux en cas de difficultés de planification, indisponibilité
- Renseigner les commerciaux sur la disponibilité des poseurs dans la phase d’élaboration du
prévisionnel
- Effectuer un point journalier de suivi des interventions réalisées avec les techniciens, adapter le
planning au regard des remontées d’informations, et mettre à jour le tableau de suivi des
interventions SAV mis à disposition pour les commerciaux

2. Gestion administrative et commerciale
- Assurer l’accueil téléphonique du SAV et apporter son soutien pour l’accueil clientèle au siège
- Réceptionner et vérifier les dossiers commerciaux,
- Constituer les dossiers en vue de la fabrication (devis signé, prise de côtes, versement d’acompte,
…) et transmettre à l’atelier et la facturation
- Finaliser les devis transmis par le gérant et les adresser aux clients, réaliser et envoyer les devis
simples après communication de prix des commerciaux et gérant
- Effectuer les commandes de vitrages pour le SAV
- Préparer les dossiers pour les poseurs à remettre avant les interventions, et enregistrer les PV de
réception
- Veiller à la mise à jour de l’outil de suivi des dossiers fabrication avec les dates de commandes,
date d’arrivée des matériaux, date de paiement des acomptes, date de livraison des produits
- Réaliser un reporting hebdomadaire (comptage de dossiers, des interventions)
- Classer les documents

Profil attendu

Vous êtes une personne rigoureux.se, organisé.e et autonome.

Formation initiale : Formation assistante commerciale (BP à BTS)
Expérience professionnelle : 1 à 2 ans dans un poste similaire dans le secteur Menuiserie aluminium

Compétences transverses / Qualités & aptitudes :
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Méthode, rigueur et très bonne organisation
- Sens des priorités
- Capacité d’écoute, d’adaptation en fonction des interlocuteurs – Bonne communication orale
- Sens des responsabilités, autonomie
- Flexibilité et réactivité
- Capacité à gérer une charge importante de travail

Compétences coeur de métier / Compétences techniques :
- Maîtrise des logiciels de bureautique et de gestion de planning
- Maîtrise des modalités d’accueil et de l’utilisation d’un standard téléphonique
- Maîtrise des activités de secrétariat
- Gestion de la relation clientèle
- Connaissance de l’organisation de l’entreprise
- Connaissance de la terminologie du secteur menuiserie aluminium